Gestão de Estoque: um dos pilares para o sucesso do seu negócio!

A eficiência na gestão de estoques deve ser considerada um dos pilares estratégicos do planejamento das empresas, já que o bom desempenho nesta área se reflete diretamente nos resultados operacionais, comerciais e financeiros do negócio.

Nesta edição da [4ª DA GESTÃO], você entenderá a importância da gestão do estoque para o sucesso de sua empresa, como encontrar o equilíbrio para manter o estoque ideal e como controlar sua movimentação de estoque com excelência.

O que é estoque?

Contabilmente, estoque é um ativo circulante, isto é, um bem ou direito que pode ser convertido em dinheiro em um curto prazo de tempo. É representado por todos os produtos (finais ou inacabados), mercadorias e insumos que estão em posse da empresa. São materiais e suprimentos necessários para a execução da atividade principal do negócio.

Os estoques geralmente são classificados em:

Estoque de Produtos Acabados ou de Comercialização: são produtos ou mercadorias em condições de vendas ou utilização em uma prestação de serviços, que já tiveram seu processo produtivo finalizado.
Estoque de Consumo, que podem ser subdivididos em: - Estoque de matéria-prima e materiais auxiliares: materiais e componentes que integrarão o produto final, materiais brutos destinados à produção; - Estoque operacional: materiais mantidos na empresa para evitar quaisquer interrupções no processo produtivo, destinados à manutenção, substituição ou reparos em equipamentos da linha de produção. - Estoque de materiais administrativos: materiais destinados ao desenvolvimento das atividades da empresa, como materiais de escritório, produtos de consumo interno.
Estoque de Produtos em Produção ou em Processo: todos os artigos e insumos requisitados para a fabricação ou montagem de um produto final, retirados do estoque de consumo, mas que ainda não resultaram em produto acabado do estoque de comercialização, é um estoque temporário.

Ao mesmo tempo que são ativos, os estoques podem gerar custos de armazenagem (fixos e variáveis), de manutenção, oportunidade do capital (valor retido no estoque e que não é remunerado), de pedido e custos de falta (quando não existe estoque suficiente para a operação).

Qual a importância da gestão do estoque?

Uma boa gestão de estoque começa no planejamento global da empresa, passando pela previsão de vendas, cálculo dos suprimentos necessários, equilibrando as compras, armazenagens e entregas, com a definição dos processos internos e ciclos das mercadorias.

Tanto o estoque em excesso, quanto os níveis muito baixos de estoque podem impactar nos custos do negócio e, consequentemente, no desequilíbrio financeiro.

O excesso resulta em aumento dos custos operacionais de armazenagem e manutenção, já que a empresa precisa administrar uma quantidade maior de artigos e direcionar esforços para evitar perdas, bem como de oportunidade de capital, já que o dinheiro aplicado em mercadorias deixa de render em outros investimentos ou atividade econômica, resultando em perdas de receitas. Não podemos esquecer que quanto maior o estoque, maiores serão os valores a pagar.

Já os níveis muito baixos de estoque podem se desdobrar em diversos problemas, em especial, compras mais caras, por urgência ou por não economizar com compras em escala (que geralmente reduz o preço unitário do produto) e o aumento de custos pela falta de produtos ou insumos, que podem inviabilizar a produção, impedir entregas aos clientes, gerar multas contratuais, perdas de vendas ou, até mesmo, perdas de clientes e danos à imagem e credibilidade da empresa.

A gestão eficiente de estoques permite calcular giro de estoque e as quantidades mínimas ou de segurança a serem consideradas para manter o estoque enxuto (com mínimo custo operacional), sem comprometer as atividades e as vendas do negócio.

Como calcular o valor em estoque?

Para calcular o valor em estoque, há quatro métodos de avaliação:

PEPS (FIFO) - Primeiro a Entrar é o Primeiro a Sair: Neste critério, os primeiros artigos que entrarem no estoque serão os que sairão antes, para fins de cálculo de valores de estoque. Para exemplificar, imagine as seguintes movimentações de estoque: No dia 01 de um mês, compramos 10 itens do Produto X, a R$ 10,00 a unidade, para abastecer o estoque de comercialização, que estava zerado. Assim, o valor do estoque seria R$ 100,00. No dia 10 do mesmo mês, precisamos comprar mais 10 itens do Produto X, porém agora a R$ 20,00/cada. Com a entrada dos novos itens, o valor total de estoque será de R$ 300,00. Já no dia 15, vendemos 3 unidades do Produto X. Utilizando o método PEPS, o valor do estoque seria calculado em R$ 270,00, porque estes itens que saíram foram os primeiros a entrar em estoque, no valor de R$ 10,00/un. Os próximos 7 itens vendidos sairão com o valor de R$ 10,00/un e os 10 itens restantes sairão com o custo de R$ 20,00/un. Este critério não é muito aceito por não considerar a variação de preços dos produtos, como a inflação.
UEPS (LIFO) - Último a Entrar é o Primeiro a Sair Neste critério, considera-se que os itens mais recentemente adicionados ao estoque são os primeiros a sair, para o cálculo de valor em estoque. O método não é permitido para fins fiscais, como a apuração de lucro, já que o custo de produtos vendidos tende a ser maior, reduzindo o lucro apurado. Considerando o mesmo exemplo do critério PEPS, ao vendermos 3 unidades do Produto X, o valor do estoque seria calculado em R$ 240,00, com a utilização do método UEPS.
Custo Padrão Neste método de custeio, tanto as entradas, quanto as saídas de estoque consideram o custo padrão do item, definido pela empresa, normalmente no planejamento orçamentário. Toda diferença entre o preço real de compra (decorrente de variações de preço) ou custo real de produção (decorrente de variações na produtividade) são apropriados nas contas de variação do preço de compra ou variação de manufatura, respectivamente. No Brasil, este critério é pouco utilizado, porque pode não representar o valor real alocado em estoque.
Preço Médio Ponderado Este é o método usualmente escolhido pelos gestores, porque atende a legislação fiscal e considera a variação de preços para cálculo do valor de saída de estoque. Assim, a cada aquisição de mercadorias, o preço médio do produto é recalculado, utilizando a média ponderada. E a saída dos itens considera o preço médio unitário calculado. Voltando ao exemplo, utilizado nos critérios anteriores, no dia 10 tínhamos 20 unidades do Produto X, totalizando em R$ 300,00 em estoque. O valor unitário do produto, considerando a média ponderada seria de R$ 15,00/un, dividindo o valor total em estoque (R$ 300,00) pelo quantidade de mercadorias (20). Assim, no dia 15, quando vendemos 3 unidades do Produto X, o valor do estoque seria calculado em R$ 255,00, ou seja: R$ 300,00 - 3 x R$ 15,00.

Assim, o valor do estoque é calculado conforme a quantidade de itens multiplicados pelo seu respectivo preço médio. Para calcular este valor, geralmente utilizamos o inventário, um instrumento de controle, que consiste na contagem dos bens de um estoque, com o objetivo de obter uma relação com quantidade de cada item, com seus respectivos preços médios.

É importante conhecer este valor e o giro de estoque, para definir as estratégias de gestão de estoque e calcular a quantidade ideal de itens a serem mantidos na empresa.

O que é giro de estoque?

O giro do estoque é uma medida do número de vezes que o estoque é vendido ou usado em um período de tempo, como um ano, um mês ou até mesmo uma semana, dependendo da natureza do negócio. Apresenta quantas vezes o estoque precisou ser totalmente renovado em um determinado período.

É por meio do cálculo do giro de estoque que é possível identificar o tempo médio de permanência de um produto no armazém antes de ser vendido e também a velocidade com que o inventário é renovado. É calculado para ver se uma empresa tem um estoque excessivo em comparação ao seu nível de vendas.

Há tipos de negócios que apresentam um giro de estoque mais elevado, como o comércio varejista de produtos perecíveis ou de consumo rápido (alimentos, por exemplo), por ter maior rotatividade das mercadorias. Produtos com maior valor agregado, como equipamentos e bens duráveis, possivelmente apresentarão um giro de estoque mais baixo.

Podemos calcular o giro de estoque considerando valores ou quantidades e este índice pode ser calculado por produto, categoria ou global. Quando há um número maior de artigos no estoque, recomenda-se utilizar o cálculo por valor, para obtenção de um número mais representativo e ponderado.

O cálculo é simples: some tudo o que foi vendido e divida pela média do estoque em um determinado período.

Calculando pela quantidade, basta dividir o número de itens vendidos pela quantidade média em estoque no período:

Giro de estoque (por quantidade) = quantidade total vendida no período / quantidade média de itens no período

Se considerarmos o valor, o giro de estoque é calculado dividindo o custo total de mercadorias vendidas pelo valor médio de estoque no período.

Giro de estoque (por valor) = Custo Total de Produtos vendidos no período / Valor Médio do Estoque por período.

O índice ideal pode variar conforme a atividade da empresa, mas já podemos perceber que se o giro de estoque for menor que 1, podemos concluir que há produtos no estoque que não foram renovados no período avaliado e, provavelmente, as compras foram acima do necessário.

O que é o estoque de segurança ou mínimo?

O estoque de segurança ou estoque mínimo é a quantidade mínima de produtos que devem ser mantidos pela empresa até o momento de realizar novos pedidos ao fornecedor. É a quantidade mínima que a empresa deve manter em estoque, para evitar a falta de estoque ou desabastecimento.

Para calcular o estoque mínimo, podemos considerar a equação:

Estoque mínimo = Consumo Médio Diário do item X tempo de reposição (em dias)

Sendo:

- Consumo médio diário: quantidade de itens retirada diariamente do estoque, para vendas ou produção, ou seja, consumo total das mercadorias em determinado período dividido pela quantidade de dias deste período.

- Tempo de reposição: quantos dias são necessários para receber a mercadoria solicitada ao fornecedor.

O resultado desta equação nos permite identificar o momento de realizarmos novos pedidos, tendo em vista a posição de estoque. Em suma, ao atingir este número de estoque mínimo, a empresa precisa realizar novo pedido de compra, tendo em vista que possui a quantidade de itens para suprir a demanda pelo tempo de espera de recebimento da mercadoria.

Como alcançar uma gestão eficiente de seu estoque?

Mais uma vez, a tecnologia está disponível para facilitar também a gestão de estoque e trazer produtividade para as empresas. A utilização de um sistema de gestão permite manter o controle das movimentações e acompanhar diariamente a posição de estoque.

O ideal é a utilização de um sistema de gestão integrado, que permite automatizar as atividades, as movimentações de mercadorias e cálculos, em função dos processos e negócios realizados.

Assim, ao registrarmos uma compra, as mercadorias são automaticamente adicionadas ao estoque, com seus respectivos valores e quantidades. E, ao vendermos um produto ou requisitarmos um insumo para a produção, há a saída dos itens do estoque e a atualização de saldos, tanto quantidades quanto em valores. Isto é, todo o seu fluxo de entradas e saídas de estoque é automatizado.

A eficiência é obtida por meio de análises e relatórios inteligentes e estratégicos, inclusive de inventário.

Por que utilizar o Business para a Gestão Eficiente de Estoque?

Com o Business, é possível controlar estoques de comercialização, de consumo, de patrimônio e em produção, cadastrando todos os artigos comprados e vendidos, definindo o estoque mínimo por item e extraindo informações importantes para a tomada de decisão, como: inventário, valores em estoque, preço médio e movimentações de cada item, Curva ABC, custo de mercadorias vendidas, análises de faturamentos por cadastro, por produto ou serviço e muito mais.

Seu processo de compras pode ser todo automatizado, começando por uma Coleta de Preços em que consulta os valores cobrados por diferentes fornecedores, para escolha da melhor condição de compra; passando pela Ordem de Compra ou Pedido ao Fornecedor, que envia as solicitações aos seus fornecedores, com as quantidades e condições negociadas; até o registro da compra, representada pelo lançamento da nota fiscal e recebimento das mercadorias compradas.

O processo de vendas ou faturamento também é mais produtivo, com recursos para realizar atendimentos aos clientes, envio de propostas, gestão de ordens de produção e ordens de serviços, controles de faturamentos de contratos e, claro, geração, transmissão e envio de NFe (nota fiscal eletrônica).

O Business integra todos os processos internos da gestão, oferecendo inteligência para a empresa e eficiência em sua gestão de estoque.

E ainda, o software pode ser integrado ao módulo financeiro, Finance, permitindo que você consiga controlar todos os processos de tesouraria e o fluxo de caixa do negócio, em função das transações transferidas entre os módulos.

Conheça também o sistema de gestão (ERP) integrada, Company V20, que inclui os dois módulos, Business V20 e Finance V20, ideal para o controle administrativo e financeiro de sua empresa.