Criar propostas comerciais no Word é coisa do passado! Que tal evoluir?
Quanto tempo você acha que gasta ao preparar manualmente propostas comerciais no Word ou outro software de edição de texto? E quais são as chances de cometer erros ao preparar o documento, que podem gerar prejuízos para sua empresa? Já pensou nos custos envolvidos ao perder um negócio pela demora em responder uma solicitação de orçamento?
Mesmo que mantenha um modelo padrão para as propostas e precise editar apenas algumas informações no texto, há uma ineficiência inerente na formatação manual destes documentos, incluindo erros humanos, perda de tempo, falta de controle de histórico, versões e acompanhamento das oportunidades abertas. A preparação de propostas comerciais é uma tarefa crítica para muitas empresas e pode impactar em seus resultados.
A crescente complexidade dos negócios, a necessidade de colaboração entre equipes e a demanda por maior eficiência levam à adoção de sistemas de gestão, para a digitalização dos processos comerciais. Esta evolução não apenas simplifica o processo, como também traz benefícios substanciais para as organizações. Aqui estão algumas razões para considerar um sistema de gestão empresarial, como o Business, em substituição ao Word ou outro software de edição de texto:
Eficiência e automação:
Sistemas de gestão geralmente permitem o cadastros prévios de clientes, produtos e serviços (com respectivos valores, descrições e ofertas), bem como modelos personalizados, o que automatiza a formatação e envio de um documento profissional ao cliente. A tecnologia acelera e padroniza seus processos gera economia de tempo e recurso.
Rastreabilidade e histórico:
Os sistemas de gestão permitem a rastreabilidade de propostas enviadas, o que facilita acompanhar histórico, identificar o responsável pela negociação e condições oferecidas, para novas tratativas.
Integração com faturamento e financeiro:
Em um sistema de gestão empresarial, podemos aproveitar os valores e condições propostos, ao confirmar uma negociação, para o faturamento (emissão de notas fiscais) e provisionamento de contas a receber.
Colaboração:
Um sistema de gestão empresarial facilita a colaboração em equipe, já que a informação é centralizada e organizada, para que possa ser consultada por todos os colaboradores envolvidos. Vários membros da equipe podem trabalhar simultaneamente em uma proposta, acompanhar as alterações e o progresso.
Padronização e consistência:
Os sistemas de gestão ajudam a manter um alto nível de padronização e consistência em suas propostas, garantindo que todas sigam as diretrizes e normas estabelecidas pela organização.
Maior controle e aumento nas taxas de conversão:
Com um sistema de gestão, há maior visibilidade e controle sobre o status de todas as propostas em andamento. Assim, é possível priorizar e alocar recursos de forma eficaz, trabalhar melhor as oportunidades e melhorar as métricas de desempenho e taxas de conversão.
Concluindo, a mudança da formatação manual de propostas no Word para a utilização de sistemas de gestão empresarial é uma evolução, necessária, para gestores que buscam mais eficiência, eficácia e melhores resultados em seus processos comerciais.
Ao adotar a tecnologia, as empresas podem aumentar sua competitividade, melhorar a colaboração, obter resultados de negócios mais sólidos e dedicar tempo para o que realmente importa: o crescimento estratégico do negócio.
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Créditos:
Imagens de acervo particular e Freepik
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