Como fazer a gestão de Contas a Receber?

Como já citamos aqui, na gestão financeira, as contas a pagar e receber representam o futuro, as transações que ocorrerão a curto, médio e longo prazos. Já abordamos as Contas a Pagar e, hoje, a [4ª DA GESTÃO] trata sobre a Gestão de Contas a Receber.

Não é segredo que uma empresa precisa ter alguma fonte de receita para funcionar, certo? Geralmente, as receitas são geradas a partir de vendas de produtos ou faturamento de serviços. E muitas vezes, as empresas concedem crédito aos seus clientes, ou seja, oferecem condições de pagamentos a prazo, o que resulta em Contas a Receber.

Apesar de parecer uma rotina burocrática, a gestão eficiente de contas a receber pode ser o grande diferencial de sucesso de um negócio, já que se não for bem feita, pode impactar todo o planejamento e gerar desequilíbrios no seu fluxo de caixa.

O que é a gestão de Contas a Receber?

Gestão de contas a receber é o controle de todos os recebíveis de uma empresa, tudo aquilo que a empresa tem para receber de seus clientes, originados, principalmente, de vendas a prazo. Contabilmente, é considerado um ativo circulante, quando seu prazo de recebimento ocorre em até um ano, isto é, são bens e direitos da empresa, a curto prazo.

Os valores registrados em contas a receber são refletidos no fluxo de caixa projetado da empresa, ou seja, as movimentação futuras previstas dos recursos financeiros.

Controlar Contas a Receber é registrar as transações futuras a receber, acompanhar rotineiramente as movimentações e processar todos os recebimentos e, também, os não recebimentos, a inadimplência.

Como fazer a gestão de Contas a Receber?

A gestão de contas a receber começa já na negociação com o cliente. As empresas devem se cercar de garantias de recebimento, antes mesmo de fechar o acordo com o cliente. Isto inclui a análise de perfil do cliente, a oferta de condições de pagamentos adequadas a cada perfil e de benefícios a bons pagadores (como descontos por pagamentos antecipados).

Após a negociação fechada, devemos registrar todas as transações a receber de forma organizada, por data de recebimento, para acompanhamento e planejamento. Este processo é realizado com muito mais facilidade, quando podemos contar com soluções tecnológicas, como o Finance V20 e o NEXT Finance.

Com base no quanto a empresa tem a receber, o gestor consegue estimar, por exemplo, se o capital de giro será o suficiente para pagar os fornecedores ou não. Caso não seja, será necessário recorrer a outras fontes de recursos, como linhas de financiamento ou antecipação de recebíveis (falaremos sobre este assunto nos próximos artigos).

Com uma boa gestão de contas a receber, é possível, por exemplo, dimensionar o prazo médio de recebimento, evitando um descasamento com o prazo médio de pagamento.

É preciso ter disciplina e criar uma rotina para manter o controle de contas a receber atualizado. Diariamente, o gestor deve verificar os recebimentos ocorridos, dar baixas nos lançamentos recebidos e contatar os clientes que, por algum motivo, não quitaram os seus compromissos. A gestão de contas a receber também abrange a renegociação com inadimplentes, os cálculos de juros e multa por atrasos e a atualização de informações sobre os novos acordos, assim como dados de crédito dos clientes.

Enviar um lembrete de vencimento da fatura para os clientes, com alguns dias de antecedência, pode ser uma maneira de garantir o recebimento e reduzir a inadimplência. Entrar em contato com o cliente inadimplente, assim que detectar o não recebimento de uma fatura, também pode contribuir para a quitação. Assim, o gestor deve ficar atento a todas as movimentações e aos próximos recebimentos, para antecipar problemas e quebras de caixa, fazendo com que todo o processo ocorra com normalidade.

Vale reforçar que a gestão de contas a receber é mais eficiente quando há uma visão sistêmica e integrada, isto é, não pode ser tratada de maneira isolada. A gestão integrada significa que os prazos concedidos aos clientes na negociação devem considerar os compromissos de pagamentos assumidos previamente pela empresa, para que o fluxo de caixa seja saudável. Assim, o dinheiro deve entrar no caixa da empresa antes da saída para os pagamentos. É preciso um controle integrado para que todos os faturamentos gerem registros em contas a receber e as cobranças sejam enviadas com antecedência, permitindo que os clientes programem os seus pagamentos.

Como controlar seus recebimentos com excelência?

Assim como o controle de contas a pagar, a gestão de contas a receber é iniciada com o planejamento. A empresa deve considerar o fluxo de caixa para definir corretamente as condições e formas de recebimento adequadas a serem negociadas com os clientes. Criar estratégias de recebimentos fixos, como contratos de faturamento periódicos, pode ajudar a provisionar o fluxo de caixa a médio prazo.

Para facilitar o controle de contas a receber, um sistema de gestão informatizado oferece vários benefícios para as empresas. É verdade que o controle pode ser realizado por planilhas ou, até mesmo, em papel. Mas as chances de retrabalho, erros e perda de controle são muito maiores, quanto menor for a automatização do processo oferecido por softwares de gestão.

As soluções para gestão financeira da Paiva Piovesan, Finance V20 e o NEXT Finance, contribuem para que sua empresa obtenha um controle de recebimentos, com excelência. Com o Finance, é possível registrar e classificar todas as transações a receber, permitindo organizá-las por data de vencimento e dar baixa, transferindo os lançamentos para as contas correntes em que os valores foram recebidos ou para contas em cobrança, em casos de não recebimentos.

Além disso, recursos de integração bancária facilitam ainda mais o processo, com funcionalidades para a geração de boletos bancários ou QR Code PIX, conciliação de cobrança (baixas de recebimentos dos boletos), conciliação de extrato de contas correntes para validação e muito mais.

A integração com o módulo administrativo, Business V20, também simplifica o processo e elimina retrabalhos, já que todas as vendas e faturamentos efetuados podem gerar transações em contas a receber. É possível provisionar recebimentos de negociações ainda não faturadas, como é o caso de contratos de recebimentos fixos ou propostas fechadas, mas ainda não faturadas.

Reafirmamos que definir processos de cobrança padronizados também contribui para o bom desempenho da gestão. Adote uma política de cobrança eficiente, para que mantenha os recebimentos em dia e reduza a inadimplência.